Работник использует для командировки автомобиль, принадлежащий третьему лицу: как это оформить?

Comments

• Цитата: риняли на работу сотрудника, который по специфике работы должен будет часто ездить в командировки по России, в том числе на автомобиле. Собственником данного автомобиля является его родственник, сотрудник управляет авто по доверенности и вписан в страховку. В этой связи возникают вопросы:- для того, чтобы иметь возможность принять к расходам затраты на покупку ГСМ по этому авто, а также выплатить сотруднику компенсацию за использование данного имущества, можем ли мы составить договор аренды ТС без экипажа на данный автомобиль? кого указать Арендодателем в данном случае и кому платить за аренду (собственнику или сотруднику)?- Если данному сотруднику будут направляться деньги на карту в подотчет, и он будет тратить их на оплату ГСМ, сможет ли компания принять сумму по ГСМ к расходам при наличии чеков и путевых листов?- Если не заключать договор аренды, а составить доп соглашение с сотрудником на компенсацию расходов по автомобилю, то к расходам по налогу на прибыль мы сможем принять только сумму в 1200 руб в месяц, в независимости от фактических затрат на ГСМ

  Добрый день! Согласно правилам форума в одной теме задается один вопрос. Каждый новый вопрос надо задавать в новой теме. Поэтому вопрос об оформлении договора остаётся в этой теме, а вопрос о налоговом учете (я его выделила синим цветом) задайте, пожалуйста, в НОВОЙ теме после получения ответа на первый вопрос.
• Добрый день!
  Да, такой договор заключить можно. Если полномочия, указанные в доверенности, позволяют сдавать машину в аренду, то подписывать этот договор будет ваш сотрудник на основании доверенности, как представитель арендодателя (арендодателем при этом будет собственник).
  Если таких полномочий в доверенности нет, то договор должен подписывать сам собственник. Или он должен выдать родственнику новую доверенность, где есть полномочие на сдачу в аренду и получение денег. При этом доход, облагаемый НДФЛ, будет опять-таки возникать у собственника.
• Добрый день, спасибо, доверенность должна быть обычная не нотариально заверенная? Т.е. я правильно поняла, что в преамбуле договора указываю собственника, далее пишу в лице ...ФИО сотрудника действующего на основании доверенности. В реквизитах сторон также указываю собственника, но расписывается сотрудник? 
  Обязанность по удержанию и уплате НДФЛ в данном случае лежит на нас?
  
  Алексей Крайнев, т.е. если в доверенности сказано, что сотрудник имеет право получать деньги за собственника, я начисляю арендную плату на собственника, и плачу НДФЛ за собственника? Или арендную плату начисляю сотруднику, и НДФЛ удерживаю с него?
• Цитата: доверенность должна быть обычная

  да, достаточно простой письменной формы. 

  Цитата: в преамбуле договора указываю собственника, далее пишу в лице ...ФИО сотрудника действующего на основании доверенности.

  нет, это формулировка для юрлиц. Когда представитель выступает по доверенности от физлица, пишут иначе:

  Цитата:ФИО, действующий от имени ФИО на основании доверенности реквизиты

  Соответственно если в шапке вы привели полные данные о собственнике (ФИО, адрес, год рождения, гражданство, ИНН, СНИЛС), а деньги для него будет получать работник по доверенности, то 

  Цитата: В реквизитах сторон

  вы указываете только данные о работнике. Если в шапке только ФИО собственника, то в реквизитах сторон отдельно указываете их обоих. 

  Цитата: расписывается сотрудник

  да.
  

  Цитата: Обязанность по удержанию и уплате НДФЛ в данном случае лежит на нас

  да.
  

  Цитата: начисляю арендную плату на собственника, и плачу НДФЛ за собственника

  да, именно поэтому вам нужны все данные о нем и указать их лучше в договоре тоже, чтобы не зависеть еще и от второго документа - доверенности.
• Алексей Крайнев, спасибо большое за подробный ответ!